Come integrare la norma ISO 9001:2015 e la ISO 14001:2015

Se scorriamo velocemente i testi delle nuove ISO 9001 e ISO 14001, vediamo che ci sono molti requisiti comuni specialmente ora che entrambi gli standard sono allineati con l’Annex SL. Del resto, uno degli obiettivi che stavano alla base dell’idea di aggiornare le due norme era proprio quello di facilitarne l’integrazione.

Il vantaggio principale di aderire alla stessa struttura è che i due documenti presentano i requisiti che sono uguali identificandoli con lo stesso numero.
Abbiamo ad esempio:

  il capitolo 4 – “Contesto dell’organizzazione”: contiene gli stessi requisiti per entrambe le norme ma nella ISO 9001:2015 ci si riferisce alla Qualità mentre nella ISO 14001:2015 si fa riferimento all’Ambiente;
il capitolo 5 – “Leadership”: la maggioranza dei requisiti sono uguali. Cambiano solamente quelli che si riferiscono alle politiche. Troviamo un’enfasi maggiore nella ISO 9001 per ciò che riguarda il focalizzarsi sui clienti;

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il capitolo 6 – “Pianificazione”: la ISO 14001:2015 ha dei requisiti aggiuntivi rispetto alla 9001:2015 che si riferiscono agli aspetti ambientali.
I requisiti relativi agli obiettivi sono, invece, gli stessi solo che la ISO 9001 si riferisce alla Qualità mentre la ISO 14001 si riferisce all’Ambiente;
il capitolo 7 – “Supporto”: i requisiti sono gli stessi per entrambe le norme;
  il capitolo 8 – “Attività operative”: entrambi gli standard richiedono che l’organizzazione che li adotta progetti e utilizzi controlli delle attività per i processi ma – ancora una volta – la ISO 9001 fa riferimento alla Qualità mentre la ISO 14001 si concentra sull’Ambiente.
La 14001 ha requisiti aggiuntivi che servono per essere pronti ad affrontare un’emergenza di tipo ambientale;
il capitolo 9 – “Valutazione delle prestazioni”: ancora una volta abbiamo gli stessi requisiti ma prospettive diverse.
La ISO 9001 ha requisiti in più che si concentrano sulla misurazione e sul monitoraggio della soddisfazione del cliente;
il capitolo 10 – “Miglioramento”: i requisiti sono ancora una volta gli stessi

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Da dove partire per implementare o integrare i processi delle due norme dipende dalla situazione in cui si trova la vostra organizzazione che può trovarsi ad implementare gli standard per la prima volta, oppure può averne già implementato uno e desiderare di implementare anche il secondo o – ancora – può averli già implementati entrambi ma desiderare ora di integrarli all’interno di un unico sistema.
Ci sono, poi, ulteriori complicazioni perché potremmo avere anche la situazione in cui si è implementata la versione “vecchia” di una norma o di entrambi gli standard e si voglia ora procedere con l’aggiornamento 2015.

Determinato, dunque, da dove partite, definite come procedere. Ad esempio potreste voler fare prima un’integrazione dei due standard e solamente dopo procedere con il loro aggiornamento. Noi non ve lo consigliamo ma è sicuramente una strada che potreste percorrere.

La cosa certa è che dovrete implementare contemporanemanete le due norme seguendo il ciclo PDCA come avete già visto nella spiegazione dei singoli requisiti della nuova ISO 9001:2015.

Per implementare con successo un sistema integrato, è bene approcciarsi con un piano dettagliato del progetto nel quale vengano definite nel dettaglio risorse, responsabilità e tempistiche. Questo vi permetterà di identificare in maniera chiara ciò che va fatto, quanto tempo ci si metterà a farlo e chi lo farà nel modo migliore.
Identificando in questo modo le attività, potrete integrare fin da subito quelle simili.
Un esempio di pianificazione potrebbe comprendere le seguenti attività:

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analisi dei gap – il modo migliore per condurla è quello di determinare quali requisiti di entrambi gli standard siano già stati implementati e cosa occorra fare per adeguarsi alla nuova versione delle due norme.
Stabilite in questa fase anche le vostre necessità come azienda: volete iniziare ad integrare i requisiti che avete già implementato per entrambi gli standard? Oppure preferite che questi requisiti implementati vengano già aggiornati alla versione del 2015? Una volta che avrete deciso il vostro obiettivo, potrete procedere;
stabilire il campo di applicazione del sistema integrato: per iniziare a costruire le fondamenta del sistema integrato, l’organizzazione deve determinarne come prima cosa lo scopo, cioè a quali processi ed ambiti si applichi.
Avere due sistemi separati, uno per la ISO 9001 e un altro per la ISO 14001, permetterebbe di avere due campi di applicazione differenti e questo – a volte – potrebbe tornare utile per qualche azienda anche se per la maggioranza delle organizzazioni il campo di applicazione sarà comune.
Entrambe le norme richiedono che il campo di apllicazione sia documentato. La sola differenza è che la ISO 9001 permette alle aziende di determinare in autonomia quali requisiti della norma non siano applicabili e possano dunque essere esclusi dal loro scopo;
definire il contesto dell’organizzazione;
identificare le parti interessate e le loro necessità: identificare le parti interessate è un requisito comune ad entrambi gli standard dato che fa parte dell’identificazione del contesto in cui opera ogni organizzazione.
Le parti interessate da identiifcare sono quelle che hanno a che fare con la qualità dei prodotti e dei servizi, i clienti, gli utenti, quelle che si preoccupano di difendere l’ambiente, quelle che controllano che vengano rispettati i requisiti di legge, ecc;
dimostrare la leadership che sta alla base dello sviluppo del sistema;
stabilire le politiche: le politiche della Qualità e quelle dell’Ambiente possono essere unificate in un’unica politica integrata oppure mantenersi separate, a seconda di ciò che conviene maggiormente all’azienda. La cosa importante, però, è che entrambe le politiche siano appropriate allo scopo e al contesto dell’organizzazione e allineate con le sue strategie e che forniscano un modello utile per sviluppare gli obiettivi.
La diffrenza maggiore tra i due enunciati sarà che la Politica per la Qualità includerà al suo interno un impegno a soddisfare i requisiti applicabili mentre la Politica ambientale includerà un impegno alla protezione e alla salvaguardia dell’ambiente e al rispetto di tutti i requisiti della norma e degli obblighi di legge;

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identificare e gestire rischi e opportunità: né la ISO 9001 né la ISO 14001 richiedono una metodologia formalizzata per gestire il requisito ma la ISO 14001 prescrive di documentare rischi e opportunità e le azioni decise per gestirli (i rischi) e coglierle (le opportunità).
Un’altra differenza è che nella ISO 9001 rischi e opportunità riguardano la Qualità e la soddisfazione del cliente mentre nella ISO 14001 si riferiscono – naturalmente – alla protezione dell’Ambiente;
identificare e valutare gli aspetti ambientali;
identificare gli obblighi di legge: questo requisito è più specifico e stringente nella ISO 14001 ma può facilmente essere trattato con il processo di identificazione e valutazione delle parti interessate e delle loro necessità e aspettative quando si definisce il constesto in cui opera l’organizzazione;
stabilire gli obiettivi: i requisiti relativi agli obiettivi per la Qualità e per l’Ambiente sono più o meno gli stessi perché devono essere in linea con la politica, misurabili, monitorati, comunicati e aggiornati quando necessario.
Un’azienda può decidere di utilizzare un unico documento per riunirli tutti oppure mantenere separati gli obiettivi relativi alla Qualità e quelli ambientali. Avere tutti gli obiettivi in un posto solo permette all’organizzaizone di monitorarli mediante un unico processo e di facilitare lo svolgimento del riesame da parte della Direzione;
progettare le attività che andranno a comporre i processi: questa è la parte principale della norma. Siamo nella fase “Do” del ciclo di Deming ed è qui che l’integrazione tra i due sistemi porta i benefici maggiori.
Se l’organizzazione decide di integrare i requisiti della ISO 9001:2015 e quelli della ISO 14001:2015, pianificazione e controllo non verranno condotti separatamente e le risorse verranno ottimizzate;
pianificare il controllo delle attività;
fornire le risorse;
impostare il sistema di misurazione e monitoraggio;
condurre gli audit interni;
effettuare il riesame della Direzione

Per implementare con successo un sistema integrato, è bene approcciarsi con un piano dettagliato del progetto nel quale vengano definite nel dettaglio risorse, responsabilità e tempistiche. Questo vi permetterà di identificare in maniera chiara ciò che va fatto, quanto tempo ci si metterà a farlo e chi lo farà nel modo migliore.
Identificando in questo modo le attività, potrete integrare fin da subito quelle simili.
Un esempio di pianificazione potrebbe comprendere le seguenti attività:

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  • analisi dei gap – il modo migliore per condurla è quello di determinare quali requisiti di entrambi gli standard siano già stati implementati e cosa occorra fare per adeguarsi alla nuova versione delle due norme.
    Stabilite in questa fase anche le vostre necessità come azienda: volete iniziare ad integrare i requisiti che avete già implementato per entrambi gli standard? Oppure preferite che questi requisiti implementati vengano già aggiornati alla versione del 2015? Una volta che avrete deciso il vostro obiettivo, potrete procedere;
  • stabilire il campo di applicazione del sistema integrato: per iniziare a costruire le fondamenta del sistema integrato, l’organizzazione deve determinarne come prima cosa lo scopo, cioè a quali processi ed ambiti si applichi.
    Avere due sistemi separati, uno per la ISO 9001 e un altro per la ISO 14001, permetterebbe di avere due campi di applicazione differenti e questo – a volte – potrebbe tornare utile per qualche azienda anche se per la maggioranza delle organizzazioni il campo di applicazione sarà comune.
    Entrambe le norme richiedono che il campo di apllicazione sia documentato. La sola differenza è che la ISO 9001 permette alle aziende di determinare in autonomia quali requisiti della norma non siano applicabili e possano dunque essere esclusi dal loro scopo;
  • definire il contesto dell’organizzazione;
  • identificare le parti interessate e le loro necessità: identificare le parti interessate è un requisito comune ad entrambi gli standard dato che fa parte dell’identificazione del contesto in cui opera ogni organizzazione.
    Le parti interessate da identiifcare sono quelle che hanno a che fare con la qualità dei prodotti e dei servizi, i clienti, gli utenti, quelle che si preoccupano di difendere l’ambiente, quelle che controllano che vengano rispettati i requisiti di legge, ecc;
  • dimostrare la leadership che sta alla base dello sviluppo del sistema;
  • stabilire le politiche: le politiche della Qualità e quelle dell’Ambiente possono essere unificate in un’unica politica integrata oppure mantenersi separate, a seconda di ciò che conviene maggiormente all’azienda. La cosa importante, però, è che entrambe le politiche siano appropriate allo scopo e al contesto dell’organizzazione e allineate con le sue strategie e che forniscano un modello utile per sviluppare gli obiettivi.

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  • identificare e gestire rischi e opportunità: né la ISO 9001 né la ISO 14001 richiedono una metodologia formalizzata per gestire il requisito ma la ISO 14001 prescrive di documentare rischi e opportunità e le azioni decise per gestirli (i rischi) e coglierle (le opportunità).
    Un’altra differenza è che nella ISO 9001 rischi e opportunità riguardano la Qualità e la soddisfazione del cliente mentre nella ISO 14001 si riferiscono – naturalmente – alla protezione dell’Ambiente;
  • identificare e valutare gli aspetti ambientali;
  • identificare gli obblighi di legge: questo requisito è più specifico e stringente nella ISO 14001 ma può facilmente essere trattato con il processo di identificazione e valutazione delle parti interessate e delle loro necessità e aspettative quando si definisce il constesto in cui opera l’organizzazione;
  • stabilire gli obiettivi: i requisiti relativi agli obiettivi per la Qualità e per l’Ambiente sono più o meno gli stessi perché devono essere in linea con la politica, misurabili, monitorati, comunicati e aggiornati quando necessario.
    Un’azienda può decidere di utilizzare un unico documento per riunirli tutti oppure mantenere separati gli obiettivi relativi alla Qualità e quelli ambientali. Avere tutti gli obiettivi in un posto solo permette all’organizzaizone di monitorarli mediante un unico processo e di facilitare lo svolgimento del riesame da parte della Direzione;
  • progettare le attività che andranno a comporre i processi: questa è la parte principale della norma. Siamo nella fase “Do” del ciclo di Deming ed è qui che l’integrazione tra i due sistemi porta i benefici maggiori.
    Se l’organizzazione decide di integrare i requisiti della ISO 9001:2015 e quelli della ISO 14001:2015, pianificazione e controllo non verranno condotti separatamente e le risorse verranno ottimizzate;
  • pianificare il controllo delle attività;
  • fornire le risorse;
  • impostare il sistema di misurazione e monitoraggio;
  • condurre gli audit interni;
  • effettuare il riesame della Direzione

    E veniamo adesso a tutti i processi di supporto che fanno capo alla Qualità e all’Ambiente. Come possono essere gestiti al meglio integrandoli in un unico sistema? Vediamoli uno ad uno.

    Il primo processo che prendiamo in esame è quello che serve per gestire le risorse.
    Le risorse necessarie per la Qualità e l’Ambiente possono essere gestite nello stesso modo e risultare in linea con ciò che richiedono i requisiti di entrambi gli standard.

    Anche per ciò che riguarda la competenza e la consapevolezza i requisiti delle due norme sono identici con l’unica differenza che nella ISO 9001 si riferiscono alla Qualità e nella ISO 14001 fanno riferimento all’Ambiente. Anche in questo caso, dunque, possono essere soddisfatti con un unico processo che avrà il vantaggio di poter coordinare al meglio la formazione e la comunicazione e contribuirà ad avere la certezza di non caricare troppo le persone esponendole a una mole di informazioni che non sarebbero in grado di gestire (pericolo che si correrebbe formando in modo differente le stesse persone per ciò che riguarda la Qualità e l’Ambiente).

    Venendo alla comunicazione, vediamo che i requisiti principali nei due standard sono identici ma che la ISO 14001 richiede qualcosa in più perché suddivide la comunicazione in interna ed esterna ed enfatizza gli obblighi di legge, la coerenza delle informazioni e la loro affidabilità e richiedendo informazioni documentate ogni volta che è necessario.
    Per adempiere ai requisiti di entrambe le norme può essere progettato un unico processo definendo bene cosa comunicare, quando, a chi e come.

    Anche i requisiti relativi alle informazioni documentate sono identici in entrambi gli standard dunque creare un documento, aggiornarlo, distribuirlo, annullarlo e controllarlo sono attività facilmente integrabili all’interno di un unico processo in modo da facilitarne il controllo e assicurare che i documenti siano disponibili nella loro versione aggiornata nel posto dove servono.

    In conclusione, possiamo dire che avere un unico sistema integrato invece di due separati rende sicuramente più difficile la sua progettazione e implementazione dato che le persone coinvolte nel progetto devono sempre avere ben presenti i requisiti di due norme ma che, alla fine, gli sforzi fatti porteranno a un risparmio netto di risorse e a un’ottimizzazione del lavoro.

    Tra gli altri, i grandi benefici che derivano dall’avere un sistema integrato troviamo:

    • meno documenti da gestire;
    • attività ben cooordinate;
    • risorse ottimizzate;
    • nessuna sovrapposizione tra le attività;
    • nessun carico di lavoro eccessivo;
    • nessuna attività ripetuta due volte;
    • migliore gestione delle informazioni;
    • riesame della Direzione più efficace

    Fonte: Qualitiamo.com

 

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