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AUDIT ISO 9001: LA REGOLA DEI CINQUE MINUTI 2/2

 

 

***************** KIT AUDIT  ISO 9001:2015 ****************

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Nel corso di centinaia di visite presso i fornitori, la regola dei 5 minuti di Adam mi è tornata in mente molte volte e ho cercato di definire in maniera oggettiva cosa c’era di vero in questa valutazione soggettiva.
È difficile definire esattamente cosa cercare, dato che è solo l’esperienza che aiuta a formarsi un giudizio veritiero.

Qui di seguito troverete elencate le cose alle quali ho imparato a prestare attenzione durante le mie verifiche presso i fornitori, alcuni dei trucchi che utilizzo per sapere quali domande fare e come ho imparato ad interpretare le risposte.
TELEFONATA O CONTATTO INIZIALE

Come si fa a capire fin dall’inizio se il fornitore è realmente interessato a comprendere il motivo per cui si è organizzato un audit presso di lui?
La prima volta che vado da un fornitore chiedo sempre se mi può mandare via fax una cartina per raggiungere facilmente l’azienda.
Le organizzazioni attente al cliente, spesso, hanno questo genere di indicazioni già pronte e gli basta sapere da che parte arriva l’ospite.
ARRIVO PRESSO L’AZIENDA DEL FORNITORE

Cercate di arrivare presto, varcate la porta perfettamente in orario e, se siete in zona la sera prima, fatevi addirittura un giretto presso l’azienda senza farvi annunciare, potreste scoprire un mucchio di cose interessanti.
Ad esempio: si fa il doppio turno? C’è qualche macchina più nuova delle altre che si ferma là fino a tardi (potrebbe trattarsi della revisione della Direzione fatta all’ultimo minuto…di che cosa avere paura se il Sistema Qualità è ben impostato)?
E ancora: ci sono camion che vengono caricati alla fine dell’orario di lavoro? E così via…

Il giorno della verifica solitamente faccio un giro nel parcheggio dei dipendenti, dando un’occhiata alle condizioni generali del parco macchine.
Se c’è un gran numero di macchine vecchie o mantenute in cattive condizioni, una delle domande che mi faccio è quanto personale precario lavori in azienda e quale possa essere il turnover in un anno (se è alto, l’azienda necessiterà per forza di un addestramento ferreo per ovviare al ricambio di personale).
Le macchine vecchie, inoltre, implicano che, con molta probabilità, gli stipendi sono bassi e questo potrebbe causare insoddisfazione nella forza lavoro.

Se ho tempo cerco anche di dare una rapida occhiata all’area spedizioni e alla zona dove si butta il materiale di scarto.
Queste aree sono disordinate? Se la risposta è affermativa, forse gli uffici e l’area produttiva sono stati puliti e messi in ordine proprio in vista dell’audit, per simulare una situazione che non corrisponde al vero.

Ancora, date un’occhiata se in giro ci sono cumuli di merce parcheggiati dove non dovrebbero stare. Potrebbe trattarsi di aree temporanee di stoccaggio che servono a nascondere eccessi di produzione o resi da parte di un cliente.
Chiedete di visionare la documentazione di accompagnamento della merce.
Se c’è del materiale registrato che non si trova, allora è probabile che abbiate appena scoperto la punta dell’iceberg.

Date anche un’occhiata alla costruzione in generale e ai magazzini. Sono ben tenuti, puliti, con i cestini piazzati in maniera strategica? Questo è un ottimo indicatore per vedere quanto le persone che lavorano in quell’azienda tengano davvero all’ambiente in cui lavorano.

Un altro indicatore interessante è rappresentato dale persone che incontrerete entrando nel parcheggio aziendale: vi guardano o vi ignorano?
Uno sguardo severo può implicare che ci sono problemi sul lavoro e che la vostra giacca e cravatta ricorda un management che non è molto amato. Ma, naturalmente, potrebbe anche semplicemente indicare che avete incontrato una persona scontrosa.
Un’occhiata amichevole o un cenno del capo implicano, invece, che, probabilmente, l’atmosfera sul luogo di lavoro è buona e rilassata.

E ancora, ci sono parcheggi e spazi riservati per i visitatori e per i clienti?
L’entrata per i visitatori è indicata chiaramente?
Come siete ricevuti all’ingresso? Siete attesi? La receptionist è informata del vostro arrivo? C’è un messaggio di benvenuto che vi attende?
Queste sono tutte cose molto semplici da organizzare se chi dirige l’azienda è orientato al cliente.
Se mancano, significa che nessuno ha speso del tempo per vedere le cose dalla prospettiva del cliente.
ENTRANDO IN AZIENDA

Com’è il benvenuto da parte dell’azienda? Vi sembra sincero?
Chi vi accoglie è il proprietario, qualcuno della Direzione o magari un’altra persona da questi incaricata?
Oppure è una persona dell’Ufficio Commerciale?
Personalmente non mi piace avere il primo contatto con un commerciale e vi spiego subito il perché.
Chi vende per mestiere è abituato a fare una buona impressione e può creare una visione non corretta dell’azienda in cui lavora.

Cosa vi mostrano come prima cosa? Solitamente io chiedo di utilizzare il bagno, quando sono sicuro di essere abbastanza lontano da quello adibito per gli ospiti. Questo mi permette di dare un’occhiata ai servizi messi a disposizione dei lavoratori. Se il bagno non è nelle migliori condizioni, significa che chi gestisce quel posto non è interessato ad offrire ai propri collaboratori un buon ambiente di lavoro.

Come venite gestiti nei primi cinque minuti successivi alla stretta di mano iniziale?
Vi hanno anticipato come si svolgerà la visita?
Cercano di mettervi a vostro agio mentre attendete in sala riunioni che siano presenti tutte le persone necessarie per avviare la verifica?
Chi entra nella sala vi saluta?
Qualcuno è costretto a chiamare più volte le persone prima che tutti siano presenti e si possa dare inizio all’incontro?

Prima di iniziare il mio lavoro, mi aspetto di venire brevemente presentato alle persone con le quali dovrò lavorare.
Nel programma di massima che invio al fornitore prima di visitare la sua azienda, dedico sempre 15-30 minuti a questo incontro iniziale e alla spiegazione degli scopi della verifica ispettiva.

Mettete fin da subito le persone a proprio agio, sarete sicuramente poco supportati se il fornitore avrà la sensazione che facciate parte del tribunale dell’Inquisizione.
Cercate, dunque, fin dall’inizio di instaurare un buon rapporto, molti si sentiranno rassicurati dal vostro atteggiamento.
Del resto questi signori non sono forse i vostri fornitori proprio perché sono in grado di risolvere un problema che voi non potete affrontare da soli?
Sviluppate un atteggiamento collaborativo con loro.

Se c’è un problema da discutere, di solito, alla riunione di apertura, chiedo la presenza di un operativo e del suo responsabile.
Se sento ostilità o difficoltà nel soddisfare la mia richiesta, mi chiedo se il management non stia cercando in qualche modo di filtrare le informazioni che possono arrivare dai collaboratori e mi chiedo per quale motivo.
È semplicemente lo stile di questo gruppo dirigente o abbiamo a che fare con operativi poco competenti che si vogliono tenere nascosti?

Se, invece, i collaboratori presenziano alla riunione ma sono nervosi e non stanno volentieri nella stessa stanza dove ci sono rappresentanti del management, mi chiedo nuovamente quale possa essere il motivo.
Se, in ultimo, sono presenti e sembrano essere a loro agio dando il loro contributo senza problemi, questo mi dice moltissimo sullo stile del gruppo dirigente, sulla formazione erogata al personale e sulla buona volontà di impostare una leadership positiva.

Il mio stile durante gli audit non è politicamente corretto, spesso faccio domande molto dirette.
Se salta fuori un atteggiamento difensivo questo mi mette subito in guardia.
Un esempio classico è quando, durante la riunione, mi accorgo che qualcosa non è molto chiaro e incomincio ad applicare la metodologia dei 5 perché.
Questo modo di fare può mettere molto a disagio le persone, soprattutto quando mi avvicino troppo alla verità.

Il tempo passato ad osservare i processi e a parlare con gli operatori è spesso quello meglio speso in un’azienda quando si deve fare un audit.

Dopo aver raccolto tutti questi elementi, nel migliore dei casi dopo solo 5 minuti, il fornitore mi ha già dato un’idea abbastanza precisa del suo modo di gestire le cose, dell’impegno profuso nelle sue attività e dei valori sui quali basa il suo rapporto con i clienti e con i collaboratori.
Capita raramente che la prima impressione si riveli sbagliata quando sapete cosa cercare e siete aperti all’interpretazione.
Non fraintendetemi, non baso l’intera mia valutazione sull’impressione dei primi 5 minuti, mi impegno per vedere se posso suffragarla o meno però l’esperienza mi ha insegnato che nelle prime fasi raramente ci si sbaglia (Adam aveva ragione!)

Ci sono state solo poche occasioni in cui la prima impressione non è stata un buon indicatore dell’impegno del fornitore nei confronti della qualità (poche ma abbastanza per costringermi a mantenere un atteggiamento vigile durante tutta la durata dell’audit).

 

Fonte: Qualitiamo.com

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AUDIT ISO 9001: LA REGOLA DEI CINQUE MINUTI 1/2

Le verifiche ispettive sono di vitale importanza in un Sistema di Gestione per la Qualità. Questa settimana ci occupiamo degli audit presso i fornitori e vi spieghiamo la regola dei 5 minuti.

 

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Affrontiamo il tema, abbastanza spinoso, degli audit presso i fornitori.

Norman Black ha pubblicato un intervento che reputiamo molto interessante e che mette in luce come, spesso, la Qualità (così come la sua mancanza) sia talmente evidente da formare il primo giudizio di un auditor ISO 9001 addirittura nei primissimi minuti dell’incontro con il fornitore.

Questa non deve diventare, naturalmente, una regola fissa ma ci sono parecchi atteggiamenti che sono un indice piuttosto veritiero del modo di porsi di un fornitore nei confronti dei clienti.

Non ci resta, dunque, che augurarvi una buona lettura.
L’ATTEGGIAMENTO È TUTTO

Di Norman Black
(traduzione a cura dello staff di QualitiAmo)

Ci sono in circolazione moltissimi articoli, libri, indicazioni e consigli su come condurre un audit ma nessuno di quelli che ho letto fino ad ora prendono in considerazione un’area che io considero, invece, essenziale per un Sistema di Gestione della Qualità e per una verifica ispettiva.

Un articolo di Myron Tribus (“Giudicare la qualità di un’organizzazione dall’osservazione diretta” n.d.r.) mi ha spinto a scrivere questa riflessione.
È qualcosa che covavo da lungo tempo; finalmente ho un mezzo per esprimerla.

La QS9000 e gli altri Sistemi Qualità convenzionali sono del tutto inadeguati per quantificare l’aspetto più importante della qualità: l’atteggiamento.
Ogni Sistema Qualità nel quale mi sono imbattuto, infatti, cerca in qualche modo di rendere mandatario ciò che dovrebbe esistere comunque se un’organizzazione avesse davvero un atteggiamento attento nei riguardi dei propri clienti.
Queste norme fanno sicuramente un lavoro egregio parlando di questo tema ma non l’affrontano mai direttamente.
Come la maggioranza delle azioni correttive di cui siamo stati testimoni in quanto professionisti della qualità, i Sistemi Qualità si occupano dei sintomi, non delle cause reali che originano una certa situazione e che si possono ricondurre tutte ad una sola parola: l’ATTEGGIAMENTO.

Il mio mentore per quanto riguarda gli audit, Adam Green, sosteneva di essere in grado di riconoscere al volo quei Sistemi Qualità che erano il frutto di uno sviluppo costante costato molti anni di duro lavoro e rifiniti attraverso centinaia di verifiche ispettive.
Addirittura, un giorno, accingendosi a varcare la soglia dell’azienda di un fornitore per effettuare una verifica ispettiva, mi disse “Ti saprò dire entro 5 minuti se questa azienda passerà o meno l’audit”.

Io disapprovai del tutto questa sua asserzione, sostenendo che un giudizio veritiero non si potesse formare in base al saluto che avremmo ricevuto alla reception e alla prima stretta di mano.
La valutazione, a mio giudizio, si doveva basare su un esame oggettivo delle conformità ai requisiti della Qualità.

Adam mi risposte in maniera sibillina: “Se fai questo lavoro da abbastanza tempo, sai cosa intendo”.

Il giorno seguente condussi due audit.
Il primo in un’azienda di media grandezza che aveva avuto nei nostri confronti alcuni problemi con la qualità dei suoi prodotti.
Sostennero la verifica ispettiva facilmente, fornendo i dettagli di quelle che sembravano azioni correttive adeguate alla situazione ma, ciò nonostante, i problemi persistevano e non c’erano risultati accettabili per quanto riguardava il miglioramento continuo della Qualità.
Alla fine me ne andai senza aver individuato la causa reale di quei problemi rimasti irrisolti.
L’azienda era moderna, erano state adottate buone istruzioni di lavoro ma il figlio del proprietario, rilevando l’attività paterna, aveva voluto mettere il naso in decisioni che mettevano da parte la Qualità e destavano la preoccupazione dei suoi dipendenti.
Come risposta a questo atteggiamento, i lavoratori avevano, a loro volta, mutato il loro atteggiamento, ovviamente in peggio.

Il giorno dopo sono andato presso un’altra azienda, localizzata in una costruzione minuscola in un vicolo (in sostanza 3 uomini in un garage nel cortile della casa di uno di essi).
In questo caso il fornitore non ci aveva mai mandato pezzi difettosi né noi avevamo mai avuto alcun problema con il suo servizio o con la qualità che ci forniva.

Tuttavia non avevano mai sostenuto alcuna verifica ispettiva né avevano adottato un Sistema di Gestione della Qualità.
Per migliorarsi gli serviva una mano.

Erano fornitori locali, così riuscii a lavorare con loro gomito a gomito.
In due mesi avevamo messo in piedi un Sistema Qualità conforme e perfettamente funzionante.
In poco tempo, iniziarono ad allargare il loro giro d’affari e, l’ultima volta che li ho sentiti, stavano continuando a migliorare il loro giro d’affari dopo aver acquistato un’officina di media grandezza.
Se mi fossi limitato a valutarli solo in base alla mancanza di documentazione (richiesta da qualunque tipologia di audit), questi signori non sarebbero più stati nostri fornitori.
Quello che mi ha impressionato di loro e che ha evitato che pronunciassi un giudizio negativo è stato il loro atteggiamento: avevano davvero un grande desiderio di fare un lavoro migliore per i loro clienti.
Ho sospeso la pubblicazione del mio verbale fino a quando non ci sono stati i primi progressi, basandomi solamente sull’atteggiamento positivo di queste persone.

Il punto qui sta tutto nella differenza di atteggiamento tra i due fornitori.
Un’organizzazione aveva già il suo giro di affari e ha commesso l’errore di non mantenere un attitudine al servizio nei confronti dei clienti.
L’altra, al contrario, è riuscita ad allargare il proprio giro d’affari proprio grazie all’atteggiamento positivo verso i clienti.

Del resto è un atteggiamento positivo che porta a raggiungere l’eccellenza in ambito Qualità.
Non importa quanto sono scritti bene il manuale e le procedure; se l’aspirazione all’eccellenza non si nasconde dietro ogni parola, il Sistema Qualità avrà ben poco valore.
Questo atteggiamento deve venire dall’alto e spostarsi lungo tutti i livelli di un’organizzazione.

 

Fonte: qualitiamo.com

UNI EN 12453:2017 – Sicurezza per porte e cancelli motorizzati

Il 21 settembre 2017 è entrata in vigore la nuova norma che specifica i metodi di prova relativi alla sicurezza d’uso per qualsiasi tipo di porta, cancello e barriera ad azionamento motorizzato.

Norma numero : UNI EN 12453:2017
Titolo : Porte e cancelli industriali, commerciali e da garage – Sicurezza in uso di porte motorizzate – Requisiti e metodi di prova
ICS : [91.060.50]
Stato : IN VIGORE
Commissioni Tecniche : [Prodotti, processi e sistemi per l’organismo edilizio] [Porte e cancelli industriali, commerciali e da garage (misto Prodotti e processi per l’organismo edilizio/Sicurezza)]
Data entrata in vigore : 21 settembre 2017
Data ritiro :
Sommario : La norma specifica i requisiti e i metodi di prova relativi alla sicurezza d’uso per qualsiasi tipo di porta, cancello e barriera ad azionamento motorizzato destinato all’installazione in aree raggiungibili da persone e le cui finalità di impiego principali consistono nel fornire accesso sicuro a merci, veicoli e persone in edifici industriali, commerciali o residenziali.

Lista Norme CEN
Recepisce :

EN 12453:2017

Lista sostituzioni
Sostituisce :

UNI EN 12445:2002
UNI EN 12453:2002

Link per il download

15.09.2017 Scade tra un anno la transizione alle norme ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015

Entro il 15 settembre 2018 tutte le organizzazioni certificate per i sistemi di gestione per la qualità e per i sistemi di gestione ambientale dovranno aggiornare la propria certificazione ai requisiti delle nuove revisioni delle norme ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

Da tale data, le certificazioni emesse in conformità alle precedenti edizioni delle norme non saranno più valide, con possibili ripercussioni negative sulla circolazioni dei propri prodotti e servizi sul mercato nazionale e internazionale.

A oggi, più di 1milione e 300mila organizzazioni pubbliche e private in quasi 200 Paesi hanno scelto le certificazioni ISO 9001 e ISO 14001. La certificazione secondo questi standard rappresenta un messaggio forte e positivo dell’impegno dell’impresa alla gestione della qualità e ambientale di fronte ai propri clienti e fornitori.

La nuova norma ISO 9001, in particolare, promuove un maggior coinvolgimento della Direzione nel sistema di gestione, introduce il risk-based thinking e allinea la policy e gli obiettivi del sistema di gestione per la qualità alla strategia dell’organizzazione.

Le modifiche alla norma ISO 14001, invece, sono focalizzate su alcuni elementi chiave, quali la salvaguardia dell’ambiente e il miglioramento delle prestazioni ambientali, la prospettiva del “ciclo di vita” e la leadership ambientale dell’impresa.

Le organizzazioni che non hanno ancora effettuato la transizione devono contattare l’Organismo di certificazione di riferimento, per adeguare il proprio sistema di gestione ai nuovi requisiti.


Informazioni ACCREDIA sulla transizione
per gli Organismi di certificazione

Informazioni sulla transizione alla ISO 9001:2015 per le organizzazioni certificate

Informazioni sulla transizione alla ISO 14001:2015 per le organizzazioni certificate

Al via l’indagine INAIL-ACCREDIA-AICQ sull’efficacia dei sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro

Verrà lanciato a metà settembre un questionario INAIL-ACCREDIA-AICQ sulla percezione dell’efficacia dei sistemi di gestione certificati per la salute e sicurezza sui luoghi di lavoro (SGSL).

*** KIT AGGIORNAMENTO ISO 9001:2015 VERS. 2.0 – tutti gli strumenti (software, manuale, procedure, modulistica, corso on line, ecc) per realizzare un sistema di gestione qualità secondo la nuova ISO 9001:2015

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L’obiettivo dell’iniziativa, che rientra nella collaborazione fra INAIL e ACCREDIA, è ricavare, attraverso apposita rilevazione presso  le aziende certificate, indicazioni per la progettazione di interventi di divulgazione e promozione dei modelli di SGSL.

Un questionario di indagine con 17 domande a risposta multipla per rilevare come viene percepita nelle imprese, a tutti i livelli aziendali, l’efficacia dei Sistemi di gestione della salute e sicurezza sul lavoro verrà inviato da INAIL, ACCREDIA e AICQ, l’Associazione italiana Cultura Qualità, alle aziende che hanno adottato un SGSL certificato BS OHSAS 18001 da Organismi accreditati. L’obiettivo è quello di ricavare indicazioni utili per progettare nuovi interventi di divulgazione e promozione dei modelli di SGSL per favorire il miglioramento continuo degli standard prevenzionali. Le domande del questionario sono state strutturate per approfondire l’eventuale evoluzione delle condizioni di lavoro e dei rapporti tra management e lavoratori, nonché delle dinamiche correlate alla gestione dei fornitori oltre all’obiettivo di individuare margini di miglioramento nel processo di certificazione.

Uno strumento utile e conveniente per gestire al meglio la sicurezza in azienda. I sistemi di gestione della salute e sicurezza sul lavoro sono definiti come sistemi organizzativi che integrano obiettivi e politiche per la salute e sicurezza nella gestione organizzativa e produttiva di beni e servizi. Costituiscono una risposta alla necessità di individuare in maniera analitica, all’interno della struttura organizzativa aziendale, le responsabilità, le procedure, i processi e le risorse per la realizzazione della politica aziendale di prevenzione, nel rispetto delle norme di salute e sicurezza vigenti.

Una nuova tappa in un percorso già iniziato. L’iniziativa targata INAIL-ACCREDIA rappresenta la prosecuzione di un lavoro di analisi e monitoraggio già messo in atto dai due enti. Per INAIL, è un complemento di una indagine svolta da Contarp e Csa nel 2008 e nel 2011, oggi in fase di aggiornamento, sul confronto degli indici di infortunio sul lavoro avvenuti all’interno di aziende certificate BS OHSAS 18001 rispetto a imprese prive di certificazione. Per ACCREDIA, si tratta di un approfondimento di un report del 2012 condotto sempre in collaborazione con INAIL.  Appena disponibili, i risultati di questa nuova ricerca INAIL-ACCREDIA, con il supporto di AICQ, saranno illustrati nei prossimi mesi in un evento di presentazione.

Aggiornati gli allegati del Regolamento EMAS

Con Regolamento 2017/1505 del 28 agosto 2017 la Commissione ha modificato gli allegati I, II e III del regolamento (CE) n. 1221/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio sull’adesione volontaria delle organizzazioni a un sistema comunitario di ecogestione e audit (EMAS).
La modifica è dovuta alla pubblicazione della nuova ISO 14001:2015 (terza edizione della norma) che ha sostituito la versione 2004 della stessa (che era citata negli allegati EMAS).

 

******** KIT AGGIORNAMENTO ISO 14001:2015 ***********
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Documento – Come “auditare” la norma ISO 9001:2015

Con la nuova norma ISO 9001:2015 sono diminuite le prescrizioni relative alla documentazione generale del SG che talvolta hanno prodotto in passato, come
effetto, un irrigidimento dell’apparato documentale (il manuale qualità e le sei classiche procedure “di gestione”, non sono più espressamente richiesti)
Continuano invece a esistere nell’edizione 2015 numerose prescrizioni puntuali relative a diversi aspetti della gestione, e che nel loro insieme configurano una “prescrizione generale di risultato»
(prescrizioni in molti casi più precise e dettagliate, rispetto all’edizione 2008, come nel caso delle prescrizioni relative alla gestione dei processi e degli obiettivi)

 

***************** KIT AUDIT  ISO 9001:2015 ****************

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