Implementare un sistema di gestione è difficile?

Chi fabbrica un prodotto o fornisce un servizio ha moltissime cose di cui occuparsi. Deve procurarsi le materie prime, cercare i dipendenti migliori per le sue esigenze e formarli di conseguenza, stare attento alla concorrenza, vendere, produrre, acquistare attrezzature affidabili, evitare il più possibile scarti e rilavorazioni, garantire che ciò che fa sia conforme alle normative che ha deciso di adottare, rispettare le cogenze del settore, ecc.
Come si fa, con tutte queste cose da fare, a trovare anche il tempo di concentrarsi su un sistema di gestione che permetta di avere a che fare in modo sistemico con la Qualità, con l’Ambiente, con la Sicurezza o – magari – con tutti e tre questi aspetti insieme?

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Alcune organizzazioni cercano di fare del loro meglio utilizzando metodologie come le 5S, la lean manufacturing, il kaizen, il six sigma, ecc. ma tutti quelli che abbiamo citato sono semplici strumenti che non possono fornirci una “mappa” di come procedere per implementare un sistema di gestione, di qualunque tipo esso sia. Al massimo, possono aiutarci ad affrontare certe situazioni specifiche ma non certo a tracciare il quadro generale.
Ecco perché, dopo aver avviato progetti 5S, lean manufacturing, ecc. molte organizzazioni perdono per la strada il loro entusiasmo e iniziano a soffrire per una profonda stanchezza che impedisce loro di avviare nuove iniziative per uscire dalle sabbie mobili dell’immobilità. A questa fase, poi, di solito segue il fallimento del progetto di avvio della Qualità o di qualsiasi altro sistema di gestione.

Come ovviare a tutto questo?
Quale strada seguire per non scoraggiarsi e arrivare all’obiettivo che ci si è posti?
Come evitare, dopo pochi mesi dall’avvio del progetto, che le persone rispondano “Non ho tempo! Non vedi quante cose ho da fare? Ne riparliamo fra qualche mese, quando sarò uscito da questa situazione…“, oppure “Ci mancava l’ennesimo consulente che ci fa solo perdere tempo mentre qui dovremmo semplicemente lavorare in santa pace!

Il problema, e siamo certi che se seguite QualitiAmo lo sappiate benissimo, è che molte organizzazioni si ostinano ad avviare progetti di implementazione di sistemi di gestione come progetti indipendenti, con il solo scopo di soddisfare parola per parola i requisiti dello standard di riferimento in maniera acritica e senza cercare alcun valore aggiunto.
Per colpa di tutto questo è facile, ad esempio, che un’organizzazione certificata ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 50001 finisca per sprecare tempo e risorse costruendo quattro sistemi di gestione indipendenti e usandone, nella realtà un quinto costituito dall modo in cui l’azienda opera su base giornaliera.

Così facendo, inevitabilmente, molte attività organizzative si concentrano sulla gestione dei problemi invece che sulla loro prevenzione e sulla pura soddisfazione dei requisiti degli standard di riferimento.
Il rischio per le organizzazioni è quello di rimanere, così, intrappolate in una spirale di controlli costanti privi di qualsiasi valore aggiunto.

Ecco perché, sprecando tutte queste energie inutilmente, è logico che, ai primi obiettivi mancati, si dia tutta la colpa al sistema di gestione che avrebbe dovuto risolvere i problemi e non l’ha fatto.
Questo, tra l’altro, è anche il modo migliore per logorare la motivazione dei dipendenti e convincerli che ogni sistema di gestione sia una mera perdita di tempo.

C’è poi un modo migliore e decisamente più conveniente di procedere.

Una buona e approfondita comprensione dei principi di base dei più comuni sistemi di gestione permette alle organizzazioni di risparmiare risorse e di puntare al reale valore aggiunto dello standard.
Ma quali sono questi principi? Vediamoli uno ad uno:

  • usare un linguaggio coerente basato su una terminologia semplice e comprensibile a tutti;
  • coinvolgere tutti nell’implementazione del sistema e far loro capire che ragionare in modo sistemico significa semplicemente imparare a lavorare meglio;
  • assegnare le responsabilità e allocare le risorse, stabilendo ruoli, autorità, ecc.;
  • sfidare i presupposti stabiliti cercando di vivere ogni cambiamento come un’opportunità di miglioramento;
  • non considerare un sistema come qualcosa di completamente avulso dalla realtà lavorativa quotidiana;
  • ricordare che un sistema di gestione come, ad esempio, quello della Qualità non si ferma alla consegna del prodotto o all’erogazione dei servizi ma implica molti altri aspetti come l’innovazione di prodotto la progettazione di modi migliori di lavorare, ecc.;
  • essere certi che l’unico modo per calare davvero un sistema di gestione all’interno dell’operatività quotidiana è integrarlo nella vostra catena del valore e nel ciclo del vostro business

 

Fonte: www.qualitiamo.it

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