Il processo degli #audit interni #ISO #9001:2015 parte 3a

Il nostro quarto suggerimento per ottenere il massimo dalle verifiche ispettive interne, è quello di identificare i reali depositari dei “segreti” dei singoli processi dell’organizzazione che non è detto che siano i “process owner” identificati ufficialmente. Spesso si tratta degli operativi che trascorrono la maggior parte del loro tempo a lavorare su un processo e che possono avere conoscenze importanti e spesso non condivise relativamente al processo e alle sue interazioni all’interno del sistema di gestione.
Assicurare che ogni conoscenza critica per i processi venga documentata migliorerà l’integrità operativa dell’intero sistema.

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Il quinto suggerimento che vi diamo, è quello di utilizzare la tecnica PDCA perché – se tutto quello che un’organizzazione fa è un’attività che richiede un input che viene convertito in un output – dovrebbe essere misurabile in termini di efficacia ed efficienza e un metodo che è possibile utilizzare per completare la verifica dell’efficacia e dell’efficienza di un processo è proprio il PDCA, iniziando – però – a metà del ciclo, cioè con un approccio CAPD.

Una volta identificati i singoli proprietari dei processi, occorre farsi le seguenti domande:

  • Chi è il cliente del processo e quali sono le sue aspettative?
  • Quali rischi sono stati identificati?
  • Quali sono gli obiettivi e gli indicatori?
  • Sono in linea con i rischi legati al processo?
  • Come si fa a sapere se il processo funziona bene oppure no?
  • Le informazioni relative al processo sono corrette e regolarmente aggiornate?
  • Il processo risulta efficace ed efficiente?

Ricordate che fare le domande giuste servirà a sondare per bene il processo ma che il valore legato all’audit sarà determinato da come registrerete le risposte: più lo farete bene e maggiore sarà il valore aggiunto al sistema grazie alla verifica ispettiva.

L’ultimo suggerimento che vi diamo, il sesto, è quello di utilizzare un diagramma tartaruga come strumento per strutturare meglio la vostra verifica

Turtle-diagram

Usando un diagramma di questo tipo, riuscirete a venire in possesso di tutte le informazioni necessarie per studiare i singoli processi e a strutturarle al fine di garantire che i rischi collegati vengano identificati, valutati ed eliminati o mitigati.

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Un diagramma tartaruga evidenzia tutte le criticità di un processo dettagliando cose come:

  • l’attrezzatura utilizzata nel processo e la definizione dei registri di manutenzione;
  • le risorse necessarie per farlo funzionare;
  • input e output;
  • chi è coinvolto nella gestione e nel funzionamento del processo;
  • come sono state effettuate le azioni richieste;
  • come sono state comunicate le istruzioni e le procedure di lavoro;
  • la disponibilità dei riferimenti documentati (disegni, piani di controllo, istruzioni, registrazioni, misurazioni, ecc.);
  • i risultati ottenuti, per esempio la capacità del processo;
  • quali processi di supporto supportano il processo principale;
  • quali sono gli indicatori;
  • quali persone lavorano sul processo con la verifica della loro formazione
  • le metodologie

Raccogliere e verificare queste informazioni correttamente contribuirà ad anticipare ed evitare le più comuni problematiche di gestione dei processi.

Fonte: http://www.qualitiamo.com

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