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Il sistema di gestione parte 1

Negli ultimi 50 anni le organizzazioni sono state fortemente incoraggiate a progettare e a implementare sistemi di gestione per migliorare la prevedibilità di certe performance e per convincere i clienti che stanno lavorando nel modo giusto. Molto di questo “incoraggiamento” si deve alle normative che sono state sviluppate per creare dei veri e propri benchmark che permettessero a un sistema di essere giudicato nella sua adeguatezza e maturità.

Il mondo è qualcosa di immensamente complesso e, a volte, addirittura caotico in cui tutti interagiscono all’interno di un ambiente costantemente in trasformazione. Quando i manager delle organizzazioni si confrontano con problematiche importanti, tendono spesso a spezzettarle per affrontarle in maniera più semplice ma questo non significa che tutte le parti verranno affrontate nello stesso momento o dallo stesso manager. Il risultato di tutti questi sforzi separati non assicurano affatto che la somma delle migliori singole soluzioni individuate per ogni parte della problematica sia migliore di una soluzione studiata per la problematica nel suo insieme. Ecco perché, a mano a mano che le aziende diventano più complesse, si dovrebbe diventare più coscienti dei pericoli derivanti dalla mentalità dei silo, cioè dei singoli dipartimenti che si percepiscono come un qualcosa di isolato dal resto dell’azienda.

Negli ultimi 60 anni si è provato ad ovviare a tutto questo con nuove teorie capaci di aiutarci a comprendere meglio e ad affrontare la complessità esaminando le situazioni nella loro interezza e abituandoci a ragionare in termini di sistema e di sue componenti.
Questo modo di approcciarsi ai problemi non è altro che l’essenza di un sistema gestionale come può essere, ad esempio, il sistema qualità

Un “sistema” è qualcosa costituito da un insieme di oggetti che vanno a formare un insieme complesso. Quando si ragiona in un’ottica di sistema bisogna prestare attenzione al modo sistemico che hanno queste entità di interagire per produrre un qualche risultato.

Un sistema di gestione è:

un insieme di elementi di un’organizzazione che interagiscono tra loro per stabilire obiettivi, politiche, ecc.
un insieme dei processi necessari al raggiungimento degli obiettivi

Un sistema di gestione, dunque, è composto da elementi e processi (cioè di attività che utilizzano degli input per arrivare a un certo risultato).
Ci sono differenti tipi di sistemi e differenti modi di classificarli. Uno dei modi più diffusi è quello di dividerli in due categorie ben distinte:

sistemi astratti (sistemi di concetti)
sistemi concreti (sistemi di oggetti)

Il sistema di gestione della qualità è, ovviamente, un sistema astratto mentre, ad esempio, un’automobile può considerarsi un sistema concreto.

I sistemi possiedono diverse proprietà che dipendono dalla loro tipologia. Vediamole una ad una.
Confini

I sistemi hanno raramente confini ben definiti (è difficile stabilire un confine, ad esempio, tra l’inquinamento prodotto da un’automobile e il naso che lo respira…) ma possiamo provare a tracciarli a livello di convenzioni sociali, modelli mentali, confini artificiali, ecc.

Il confine di un sistema, dunque, è solitamente qualcosa che viene ipotizzato per convenienza e che serve per poterlo esaminare scindendolo dall’ambiente. Una volta tracciati i confini di un sistema, se proviamo a spostarli, ci ritroviamo con un sistema completamente diverso.

Ciò che viene incluso all’interno di un sistema sono quegli elementi strettamente influenzati e controllati dallo stesso. Tutto ciò che può influenzare il sistema ma non può esserne influenzato va posto, invece, al di fuori dei suoi confini. Vanno poste al di fuori dai confini del sistema anche quelle piccole cose che hanno un’influenza piccolissima e che, dopo un’attenta analisi, non risultano importanti per il nostro scopo. Agire in questo modo ci permetterà di mantenere il sistema ad un livello comprensibile e gestibile.

Scopo o funzione del sistema

I sistemi non devono avere per forza uno scopo che sarebbe poi la ragione stessa della loro esistenza ma devono avere almeno una funzione che consiste in ciò che fanno.

Il modo migliore di dedurre lo scopo di un sistema è quello di osservarlo per vedere come si comporta. Il sistema dei freni montato su un’automobile, per esempio, permette al guidatore di fermare la vettura e il sistema respiratorio permette al corpo di introdurre ossigeno.

Dall’introduzione della ISO 9001:2015 possiamo dedurre che lo scopo del sistema qualità è quello di mettere un’organizzazione in grado di fornire prodotti e servizi che soddisfino in modo costante i requisiti dei clienti, le cogenze e i riferimenti normativi.

Elementi

All’interno della ISO 9000:2015 non c’è alcuna spiegazione relativamente agli elementi costitutivi del sistema ma la troviamo nell’annesso SL dove si specifica che gli elementi del sistema comprendono:

  • la struttura dell’organizzazione;
  • i ruoli e le responsabilità;
  • la pianificazione;
  • le attività operativ;e
  • e, anche se non vengono menzionate, possiamo aggiungere le persone con il loro modo di lavorare

Gli elementi sono ciò che rende il sistema quello che è, le sue variabili. Se variano gli elementi, cambia la natura stessa del sistema.
Se proviamo a dividere in due gruppi gli elementi di un sistema qualità possiamo avere:

  • elementi tangibili: persone, prodotti, servizi, strumenti, energia, macchinari, ambienti di lavoro, ecc.
  • elementi intangibili: fiducia, fidelizzazione della clientela, reputazione, competenze principali, ecc.

Connessioni

All’interno di un sistema le parti o gli elementi di un sistema sono connessi uno all’altro in maniera organizzata e, dunque, le connessioni sono un’altra proprietà importante dei sistemi.

Molte di queste interconnessioni operano all’interno dei sistemi attraverso i flussi delle informazioni. Ad esempio, se consideriamo una squadra di calcio, i suoi elementi sono connessi uno all’altro attraverso le regole del gioco, la strategia dell’allenatore e le comunicazioni tra i giocatori.

Fonte: qualitiamo.com

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