Partire dalla certificazione ISO 9001:08 per impostare quella ISO 9001:2015

La nuova ISO 9001: 2015 rende l’approccio per processi e la considerazione del rischio in tutto lo sviluppo e l’implementazione di un Sistema di Gestione Qualità molto più chiari. Perché non partire, dunque, proprio da questi due punti fermi per provare a guardare sotto una nuova luce gli audit interni che potrebbero costituire il primo aspetto sul quale concentrarsi per avviare il passaggio dalla ISO 9001:2008 alla ISO 9001:2015?

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Per alcune organizzazioni la nuova ISO 9001:2015 significherà un modo completamente diverso di implementare il programma degli audit interni. Spesso, infatti, nelle prime fasi di implementazione di un Sistema di Gestione Qualità ISO 9001 tutti gli sforzi che si compiono durante lo svolgimento delle verifiche ispettive interne sono rivolti ad assicurare che nessun problema di rilievo venga evidenziato durante la valutazione di terza parte dell’ente certificatore e l’unico rischio sul quale si è disposti a concentrarsi per eliminarlo completamente è quello che l’auditor di terza parte evidenzi una non conformità maggiore.
Superata questa fase, tuttavia, gli audit interni dovrebbero essere programmati per garantire che il loro svolgimento dia un reale valore aggiunto all’organizzazione e che non si limiti ad assicurare semplicemente la conformità allo standard. E’ alle organizzazioni che hanno fatto questo salto culturale già con lo standard del 2008 che ci rivolgiamo con questo articolo perché tutte le altre, purtroppo per loro, dovranno ricostruire da capo il sistema di audit interni dato che hanno travisato completamente i dettami della norma.

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La 9001: 2008, al punto 8.2.2, specifica i requisiti di base per uno svolgimento ottimale degli audit interni e ci offre indicazioni chiare su cosa considerare quando si stabilisce un programma di verifiche interne.
Tra le altre cose, la norma afferma che il programma di audit va stabilito tenendo conto dello stato e dell’importanza dei processi da sottoporre a verifica. Da questo si ricava che già per la ISO 9001:2008 non tutti i processi sono creati uguali e che alcuni potrebbero aver bisogno di essere controllati come una priorità maggiore e, forse, più frequentemente di altri.
La ISO 9001:2015, nel capitolo 9 dal titolo “Valutazione delle prestazioni” spiega qualcosa di molto simile ricordando quale debba essere lo scopo degli audit interni nel contesto del sistema di gestione. Invece di dirci che un programma di audit deve essere pianificato tenendo conto dello stato e dell’importanza dei processi, il nuovo testo prevede che l’organizzazione debba stabilire, attuare e mantenere un programma di audit che prenda in considerazione:

gli obiettivi per la qualità;
l’importanza dei processi in questione;
il feedback dei clienti;
le modifiche che incidono sull’organizzazione;
i risultati degli audit precedenti

Se consideriamo per un attimo che cosa si intenda con l’importanza dei processi interessati vediamo che lo standard cerca di spiegarci che si potrebbe fare riferimento a qualcosa che all’interno di un processo sia completamente nuovo o che sia stato modificato solamente in parte e la cui esecuzione potrebbe portare a risultati al di sopra o al di sotto degli obiettivi per la qualità previsti.
Se si ha a che fare con qualcosa di nuovo che riguardi, ad esempio:

clienti
fornitori
tecnologia
norme, leggi, cogenze
requisiti
materiali
attrezzature
ecc.

ecco che si evidenziano in tutta chiarezza quelli che vengono normalmente considerati come dei veri e propri rischi per il business, rischi che – come sappiamo – sono un tema ricorrente nella nuova norma del 2015.

Allo stesso modo, un processo che non funzioni secondo le attese, causando scarti, rilavorazioni, fermi macchina e altre problematiche è un rischio per il raggiungimento degli obiettivi per la qualità che ci siamo posti.

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E se, invece, il nostro processo ha superato il suo obiettivo è meglio scoprire subito perché, soprattutto se il cliente l’ha notato perché dovremo essere in grado di ripetere la performance! Una volta scoperto il motivo, potremmo utilizzarlo per migliorare altri processi simili.

Per impostare un programma serio di verifiche interne, dunque, dovremo partire da situazioni previste come quelle che fanno capo a processi nuovi o modificati e altre non pianificate, legate – ad esempio – ai processi che hanno un rendimento scarso o comunque diverso da quello previsto.
E cosa si potrebbe fare per dare la giusta priorità alla verifica di un processo nuovo, modificato o che ha un rendimento scarso? E’ qui che subentra l’importanza del processo (concetto, lo ribadiamo, già presente nella ISO 9001:2008) che può essere valutata facendosi delle domande in merito alla sua importanza per ciò che riguarda:

le esigenze e le aspettative dei clienti
la conformità agli standard di riferimento e alle cogenze
i costi
ecc.

Purtroppo è prassi comune, tra chi si è certificato ISO 9001:2008, sviluppare un calendario annuale che preveda che tutti gli aspetti del Sistema Qualità vengano sottoposti a un riesame attraverso l’audit sui processi. Tra gli obiettivi del programma ritroviamo spesso proprio la semplice necessità di garantire che tutto il sistema venga controllato almeno una volta all’anno, al fine di garantire che tutti i requisiti contenuti nella norma siano coperti. Tutto questo va bene, intendiamoci, ma non ci porta a dare una priorità all’analisi dei processi più critici.

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Chi ha già impostato il proprio programma di audit interni cercando di trarne il massimo del valore aggiunto, non troverà grandi differenza con la nuova ISO 9001:2015, almeno per ciò che riguarda questo aspetto. Tutti gli altri, invece, potrebbero iniziare a ragionare secondo i nuovi dettami dello standard partendo proprio dalla stesura del nuovo programma di verifiche interne e basandolo sui dati delle prestazioni dei processi, sul feedback dei clienti e su ciò che è davvero importante per la vostra organizzazione, al fine di garantire che i controlli siano focalizzati su ciò che è basilare per una buona gestione manageriale, una seria valutazione dei rischi e un approccio convincente al miglioramento continuo.
L’auditor interno, a questo punto, acquista un vero e proprio ruolo strategico perché non si limita più alla semplice verifica della conformità ma garantisce, attraverso il miglioramento del programma di audit interni, che il Sistema Qualità diventi davvero integrato nella gestione del business.

Fonte: qualitiamo.it

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